Política de Subcontratação da FLEXDEAL SIMFE, S.A. (“Flexdeal SIMFE”)

Introdução

A presente Política de Subcontratação (abreviadamente referida como “Política”) da FLEXDEAL SIMFE, S.A. (adiante também referida como “Flexdeal SIMFE”) destina-se a dar cumprimento ao disposto no artigo 57.º e no artigo 76º da Lei 16/2015, de 24 de Fevereiro (RGOIC), e nos artigos 308º e seguintes do Código dos Valores Mobiliários, aplicáveis com as necessárias adaptações através dos números 1 e 4 do artigo 13.º do DL 77/2017, de 30 de junho, procurando densificar os princípios aplicáveis à subcontratação de algumas das funções normalmente desempenhadas pela Flexdeal SIMFE, elencadas no artigo 66º do RGOIC, aplicável através do n.º 1 do artigo 13.º do DL 77/2017, de 30 de junho.

Fundamentação

As Sociedades de Investimento Mobiliário para Fomento da Economia, no âmbito da execução das suas funções enquanto gestora de valores mobiliários, estão sujeitas a riscos de diversa ordem, designadamente, riscos de mercado, de crédito, de liquidez e sistémicos. É consequentemente imperativo que a Flexdeal SIMFE consiga não apenas estabelecer um adequado e exaustivo conjunto de regras direcionadas para o controlo e gestão dos diversos riscos inerentes à sua atividade, mas também, junto das entidades a quem irá subcontratar o exercício de algumas funções que não tenham caráter nuclear – v.g. IT, Contabilidade, apoio jurídico e de Comunicação e Imagem -, exercer sobre as mesmas um devido controlo do risco das tarefas que estas venham, por sua conta, e em seu favor, a realizar.
No que respeita aos riscos, importa apenas concretizar a forma como é feita pela Flexdeal SIMFE a avaliação da análise do risco realizada pelas entidades subcontratadas, por um lado, e o modo como são dadas as necessárias diretrizes sobre os riscos existentes na gestão e administração dos valores mobiliários, por outro. Neste campo, o instrumento por excelência é o contrato de prestação de serviços em regime de subcontratação, que deverá determinar os moldes da supervisão realizada pela Flexdeal SIMFE sob os procedimentos adotados pela entidade subcontratada para a gestão do risco. As tarefas que podem ser delegadas não contendem com a atividade nuclear da sociedade e não prejudicam a competência da Flexdeal SIMFE na tomada das decisões críticas no desenvolvimento autónomo da sua atividade, assegurando deste modo um controlo direto sobre o risco a esta inerente.

Índice

1. Objetivos
2. Conceitos
3. Princípios gerais
4. Processo
5. Funções e responsabilidades
6. Monitorização
7. Revisão da Política
8. Aprovação, entrada em vigor e alterações

1. Objetivos

1.1 A Política de Subcontratação tem como objetivos essenciais:

1. O controlo do risco das funções inerentes à SIMFE;
2. O cumprimento pelas entidades subcontratadas de todas as regras regulatórias que impendem sobre a SIMFE, bem como a continuidade e adequação das mesmas perante as autoridades de supervisão;
3. A extensão e continuidade do cumprimento dos deveres de informação aos Participantes, Investidores e autoridades de supervisão;
4. A manutenção, na sua esfera, da definição das políticas de investimento e de gestão dos ativos, e bem assim das relações com os Participantes e Investidores, por um lado, e a concretização das funções/tarefas que podem ser objeto de subcontratação junto de entidades terceiras, por outro;
5. A verificação da credenciação das entidades subcontratadas para o exercício das tarefas delegadas pela SIMFE, designadamente, conforme critérios previstos no artigo 76º do RGOIC;
6. A proteção da confidencialidade relativamente às informações relativas à SIMFE, Empresas Elegíveis Participantes, Investidores ou outros Clientes.

1.2 A subcontratação de funções ou atividades não pode, em qualquer caso, prejudicar ou limitar a responsabilidade da SIMFE pelo cumprimento das obrigações que lhes estão inerentes, nem a capacidade de as autoridades de supervisão verificarem o cumprimento dessas mesmas obrigações.

2. Conceitos

Para efeitos da presente Política, entende-se por:

2.1 Subcontratação:

acordo entre a SIMFE e um prestador de serviços, a entidade subcontratada, nos termos do qual o prestador de serviços realiza diretamente um processo, serviço ou atividade que, de outra forma, seria realizado pela própria SIMFE.

2.2. Prestador de serviços:

entidade subcontratada que pode:

1. Ser uma entidade supervisionada ou não, consoante a natureza das tarefas a subcontratar;
2. Ser uma entidade do mesmo grupo empresarial da SIMFE ou não;
3. Estar localizada num Estado Membro da UE ou não.

3. Princípios gerais

Na medida em que a SIMFE mantém total responsabilidade pelas funções ou atividades suscetíveis de serem subcontratadas, fixam-se abaixo os princípios gerais aplicáveis à subcontratação de funções, bem como as principais atividades do processo conducente à sua contratação.

3.1 Cumprimento das normas regulatórias

3.1.1. O Conselho de Administração deve proceder à seleção das entidades subcontratadas de acordo com os requisitos referidos no artigo 76.º RGOIC.

3.1.2. O Conselho de Administração pode, a título excecional, recorrer a outras entidades com aptidões específicas para as tarefas que pretende subcontratar, mediante a organização de um pedido de autorização à CMVM, em conjunto com a entidade a subcontratar, especifico para o efeito, e cujo critério de divisão de investimentos será o resultante da política de investimentos constante do respetivo Regulamento de Gestão, em conjugação com o mandato especificamente a conceder, para o efeito, pela SIMFE à entidade a subcontratar.

3.1.3. As entidades subcontratadas devem emitir e enviar à Flexdeal SIMFE relatórios de compliance detalhados relativamente ao cumprimento das obrigações de reporte à CMVM que sobre estas incidirem, numa base semestral.

3.2. Deveres de Informação aos Acionistas e à CMVM

 

3.2.1 Não obstante a delegação de funções inerentes ao exercício de gestão e administração de ativos mobiliários, pela SIMFE às entidades subcontratadas, permanecem sempre na esfera jurídica da SIMFE os deveres de informação e reporte relativamente aos valores mobiliários por esta geridos, quer junto dos respetivos Acionistas, quer junto da CMVM, não podendo, em situação alguma, esta comunicação ser feita diretamente pela entidade subcontratada.

3.2.2. As entidades subcontratadas devem preparar, no cumprimento dos contratos de prestação de serviços celebrados com a SIMFE, relatórios regulares, em formato, modelo e com periodicidade a disponibilizar por esta no anexo ao respetivo instrumento, e de onde deverão constar todas as informações inerentes, quer ao teor dos serviços prestados, quer aos resultados obtidos com a prestação desses serviços.

3.2.3. A Flexdeal SIMFE procede à compilação dessa informação, à sua revisão e validação, na forma que entender por conveniente, inclusivamente, por recurso a auditorias realizadas para o efeito junto da entidade subcontratada, se assim o entender, e remete-a aos Participantes e à CMVM, em conformidade com as obrigações e modelos de reporte periódico que lhe incumbem.

3. Verificação do cumprimento dos critérios de exercício de subcontratação pelas entidades subcontratadas

3.3.1 A seleção das entidades subcontratadas pela SIMFE é precedida de consulta a várias entidades, cuja eleição deverá ser realizada através da análise conjunta e segundo critérios equitativos:

1. do cumprimento das regras de seleção de entidades subcontratadas previstas no RGOIC;
   
2. das competências técnicas e experiência em funções semelhantes da entidade subcontratada; e
   
3. do preço apresentado para a prestação dos serviços a subcontratar.

3.3.2 O critério constante de (i) é eliminatório, no caso das funções que o requeiram legalmente.

3.3.3. No referido pedido de autorização, e uma vez autorizada a subcontratação, deve a SIMFE acautelar formalmente, em projeto de contrato a remeter à CMVM previamente à assinatura, a possibilidade de avocar as tarefas realizadas, a qualquer momento, e manter, em qualquer circunstância, o direito de veto e de aprovação final sobre atos de administração extraordinária que impendam sobre os referidos ativos.

3.3.4 Não podem ser selecionados para quaisquer tarefas vedadas por lei o depositário, ou quaisquer entidades que estejam em potencial conflito de interesses com a SIMFE, devendo as subcontratadas contactadas para o efeito emitir declaração de inexistência de incompatibilidade, por um lado, e a SIMFE realizar um processo de conflict checking relativamente aos seus órgãos sociais nos termos da lei.

4. Deveres de confidencialidade

4.1 Todos os contratos celebrados em regime de subcontratação devem conter uma cláusula de confidencialidade, segundo a qual a entidade subcontratada assume, sem reservas, a obrigação de manter confidenciais as informações recebidas da SIMFE a propósito do contrato celebrado, ressalvando os deveres de divulgação resultantes da própria lei ou regulamento aplicáveis, de eventuais obrigações de reporte às autoridades de supervisão ou de decisão judicial em contrário.

4.2 O compromisso de confidencialidade aqui assumido deve abranger:

1. Dados e informações da SIMFE e da sua atividade;
2. Dados e informações sobre a Empresa Elegível e a sua atividade, exceto os que forem de reporte obrigatório à CMVM e tiverem consequentemente caráter público;
3. Dados e informações sobre os Participantes, Investidores ou Clientes do OIC.

4.3 Da mesma forma, devem as entidades subcontratadas assegurar o arquivo confidencial e o acesso reservado, na base do estritamente necessário às informações com caráter confidencial a que tiverem acesso por força do cumprimento das suas obrigações enquanto prestadoras de serviços, procedendo à sua imediata destruição ou devolução à SIMFE, logo que para tal esta a solicite, ou se, por qualquer motivo, cessar o contrato de prestação de serviços em regime de subcontratação.

5. Limitações adicionais

5.1 Não são admitidas novas subcontratações de funções pelas entidades subcontratadas, salvo consentimento expresso escrito por parte da SIMFE, e estrito cumprimento das regras aplicáveis à primeira subcontratada, cumulativamente, quer sejam as mesmas previstas na lei, em regulamento, no contrato de prestação de serviços celebrado em regime de subcontratação, ou nos documentos constitutivos do SIMFE.

5.2 A SIMFE apenas pode recorrer à subcontratação de funções ou atividades relacionadas com a sua atividade, se da mesma não resultar:

1. Um prejuízo significativo para a qualidade do seu sistema de governação;
2. Um aumento indevido do risco;
3. Um prejuízo para a sua carteira de investimentos; e
4. Um prejuízo para a capacidade de a CMVM verificar o cumprimento das obrigações inerentes à SIMFE.

 

4. Processo

O processo de subcontratação pode ser esquematizado nas seguintes quatro atividades:

1. Identificação e documentação das tarefas a subcontratar;
2. Seleção do prestador de serviços;
3. Notificação à CMVM;
4. Formalização contratual.

Nos pontos 4.1. a 4.4. encontra-se uma descrição das tarefas que compõem cada uma destas atividades.

Todas as tarefas do processo de subcontratação deverão ser adequadamente suportadas e documentadas, mantendo-se em arquivo a respetiva documentação por um período de 5 (cinco) anos.

1. Identificação e documentação das tarefas a subcontratar

   1. A SIMFE deve avaliar se ao processo, serviço ou atividade que pretende contratar se aplica o conceito de subcontratação;
   2. A SIMFE deve suportar e documentar as conclusões sobre a aplicação ou não dos conceitos de subcontratação ao processo, serviço ou atividade que pretende contratar.

2. Seleção do prestador de serviços

   1. Tratando-se de um processo, serviço ou atividade não enquadrado no conceito de subcontratação:
      1. À seleção do prestador aplicam-se as regras Aplicáveis à Aquisição de Bens e Serviços aprovadas pelo respetivo CA;
      2. No âmbito desse documento, estão previstas, para além das regras aplicáveis à seleção do prestador de serviços, as regras destinadas à formalização contratual e ao acompanhamento do serviço prestado, entre outras.
   2. A Flexdeal SIMFE deve avaliar, em relação à entidade a contratar, a competência, a capacidade e a existência de autorizações que possam ser requeridas por lei para a realização das funções ou atividades em causa.
      Esta avaliação deve abranger, pelo menos:
      
      1. As competências técnicas e, caso aplicável, a existência de autorização necessária para a realização das funções ou atividades em causa;
      2. A existência de adequados meios humanos e materiais;
      3. A existência de sistemas de gestão de risco e de controlo interno, incluindo a existência de planos de contingência para fazer face a situações de emergência ou de interrupção da atividade;
      4. A existência de potenciais conflitos de interesses inerentes ao desempenho daquelas funções;
      5. Possíveis impactos no que se refere quer à proteção de dados pessoais, quer à segurança e confidencialidade da informação;
      6. A adequação dos colaboradores do prestador de serviços que irão exercer as funções ou atividades a subcontratar, sendo o não cumprimento dos critérios de idoneidade, qualificação profissional e independência, motivo de exclusão da respetiva proposta de prestação de serviços;
      7. A capacidade financeira.
         
   3. Adicionalmente, deve ser avaliado o grau de dependência da Flexdeal SIMFE inerente à subcontratação da função ou atividade, designadamente, possíveis limitações, consequências operacionais e alternativas (subcontratação de outro prestador, ou realização daquela função ou atividade internamente ou num contexto intragrupo) no cenário de cessação do contrato entre as partes.

 

1.2 As conclusões desta avaliação devem ser documentadas e apresentadas pelo Administrador executivo da área ao Conselho de Administração da SIMFE, para validação.

3. Notificação à CMVM

3.3.1 A CMVM deve ser previamente informada de qualquer subcontratação, devendo a SIMFE remeter-lhe o projeto de contrato a celebrar.

3.3.2. A notificação deve incluir:

1. Descrição do âmbito de aplicação e da fundamentação para a subcontratação;
2. Nome e localização do prestador de serviços;
3. Nome do responsável interno pela função ou atividade subcontratada;
4. O nome do colaborador da entidade subcontratada responsável pela função ou atividade em causa.

3.3.3. A notificação deve ser efetuada à CMVM, sempre que possível, numa data que não diste menos de quatro semanas face à data de produção de efeitos da subcontratação.

3.3.4. Supervenientemente, a SIMFE deverá notificar a CMVM de quaisquer acontecimentos significativos que afetem as funções ou atividade subcontratadas, logo que delas tenha conhecimento. Para este efeito, consideram-se acontecimentos significativos quaisquer circunstâncias que possam levar ao incumprimento, por parte da SIMFE, das suas obrigações relacionadas com as funções ou atividades subcontratadas em causa ou que possam afetar negativamente a sua carteira de investimentos.

4. Formalização contratual

4.1 Em momento prévio ao da notificação à CMVM, a SIMFE disponibilizará à entidade subcontratada selecionada a minuta do contrato de prestação de serviços, que será objeto de negociação e, após envio à CMVM, assinada, em conformidade com as normas previstas na presente Política.

4.2 Na formalização do contrato, a Sociedade deverá garantir que:

1. Os princípios e normas desta Política de Subcontratação são contratualmente consagrados;
   
2. O contrato deverá definir com clareza:
   
   1. O objecto do contrato;
      
   2. A duração do contrato, a forma de cessação, os termos da sua eventual renovação e a possibilidade de denúncia do contrato a todo o tempo pela Flexdeal SIMFE;
      
   3. Os montantes, forma e prazo dos pagamentos acordados;
      
   4. Os direitos e deveres das partes, incluindo o dever da entidade subcontratada de obedecer a todos os requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
      
   5. A previsão do pagamento de indemnizações em caso de incumprimento do subcontrato e/ou dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
      
   6. A equipa de acompanhamento da gestão do contrato, com pelo menos um responsável nomeado pela Flexdeal SIMFE e outro pela contraparte;
      
   7. A lei aplicável e as vias de resolução do litígio (arbitragem ou foro judicial);
      
   8. Outras cláusula específicas que se considerem essenciais para a Flexdeal SIMFE face à natureza do contrato celebrado.
      

iii. Sempre que necessário, a Flexdeal SIMFE e a entidade subcontratada deverão adoptar um plano de contingência e continuidade de negócio e realizar ensaios periódicos dos sistemas de cópias de segurança.

5. Funções e responsabilidades

As responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo estão identificadas por áreas e unidades conforme organigrama e distribuição de pelouros, procedimentos internos, regras, regulamentos e documentação legal associada à subcontratação.

6. Monitorização

6.1 Na medida em que a Flexdeal SIMFE mantém total responsabilidade pelas funções ou atividades subcontratadas, esta deverá proceder a um acompanhamento do prestador de serviços, inerente à função ou atividade subcontratada.
6.2 A SIMFE deverá prever no seu sistema de governação um processo de monitorização e revisão da qualidade do serviço prestado, implementando atividades de controlo, indicadores e o correspondente reporting ao órgão de administração que cubram as funções ou atividades subcontratadas.

7. Revisão da Política

1. O Administrador com a função da Área Investimentos procede com periodicidade anual à revisão da presente Política, submetendo ao Conselho de Administração recomendações para o respetivo aperfeiçoamento.
2. A revisão deve garantir que a Política opera como pretendido e se encontra alinhada com os mais recentes desenvolvimentos regulatórios ou dos normativos internos.

 

8. Aprovação, entrada em vigor e alterações

A presente Política é aprovada pelo Conselho de Administração, entrando em vigor a partir de 1 de Outubro de 2017 e apenas poderá ser alterada por deliberação deste órgão.